작성일 : 14-03-31 09:47
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해외전시회 성공을 위한 실무노하우
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전시품 반입 반출에도 순서가 있다
▲ KOTRA 글로벌바이어지원센터 조기창 센터장 ©주간무역
대부분의 해외전시회는 전시회 개최 전 부스가 어디에 위치하느냐에 따라 장치 및 전시품 반입 일정이 정해져 있다. 각종 절차 및 일정은 주최자가 배포하는 전시회 참가 매뉴얼 「Freight Target Floor Plan」부분에 설명되어 있다. 부스 설치 일정을 감안하여 구역을 나누고 구역별로 전시품 운반 일정을 정하여 참가업체들이 전시품을 운반할 수 있도록 하고 있다. 참가업체 입장에서는 시간을 절약할 수 있고, 부피가 큰 화물 순으로 운반할 수 있어 편리하다.
정해진 시간 이후에 도착할 경우 전시품 운반은 가능하나 전시회에 따라 별도로 요금을 내야하는 경우도 있으므로 사전에 확인할 필요가 있다. 현장 상황에 따라 전시품 운반 일정이 지연될 때도 있기 때문에 전기배선, 카펫설치 등을 고려해 운반 계획을 세우는 것이 좋다. 운송회사는 중량이나 부피가 큰 전시화물은 1회에 걸쳐 부스 안으로까지 운반해주지만 한번 설치된 후 설치 장소를 변경하고자 하는 경우에는 추가 요금을 청구하기도 한다.
일반적으로 주요 통로는 전시품 방치가 금지돼 있다. 이는 통로에 전시품이 놓여 있게 되면 지게차 등이 지나갈 때 방해가 되어 전체적인 일정이 지연될 수 있기 때문이다. 라벨이 붙어있는 빈 전시품 포장박스 등을 제외하고는 통로에 전시품을 두지 않도록 유의해야 한다. 통상 운송회사에서는 전시품을 전시회 개막일 1∼2일 전에 해당 부스까지 운반해준다. 전시장에 도착하면 전시품이 제대로 배달되었는지 확인한다. 손망실 된 것은 없는지 꼼꼼히 살핀다. 통관이 안 된 경우, 즉시 현지 운송회사 관계자를 접촉하여 그 사유를 파악하고 미진한 서류나 수수료 등을 보완한다. 전시품 부피가 크거나 무거운 경우, 현지 운송회사 직원에게 박스를 뜯어내 전시할 수 있는 위치로 옮겨달라고 한다.
전시품의 전시장 반입에서부터 반출까지의 과정을 요약하면 다음과 같다.
① 전시장 반입 (Receiving)
전시장 반입 일정을 관련자에게 모두 통보하여야 하며 전시품이 보관될 장소, 공간을 사전 확보하여야 한다. 특히 중량품의 경우에는 필요시 사전에 전시장 바닥 보강 작업을 준비해야 한다. Crate (화물운반용 나무박스)내외에 충격탐지레벨 (TIP-N-TELL, SHOCK WATCH 등)의 부착을 요청하고 도착 시 이를 확인한다.
② 해포 (Unpacking)
전시품을 해포하기 전에 필요한 장비 및 작업원등을 준비한다. 전시품 해포시에는 Crate 크기, 품목 등을 체크한 후, 모든 포장재료 (랩, 방습제, 볼트/너트 등)을 다시 Crate내에 넣어 창고에 보관한다. 특히 내부가 복잡하게 포장된 품목은 번호, 기호 등을 표기하여 전시회 종료 후 재포장 시 혼선이 없도록 한다.
③ 설치 시 관리 (Installation)
화주는 작업자에게 전시품의 특성 및 취급 방법, 안전 절차 등을 알려준다. 작고 귀중한 전시품들은 특별히 도난 및 파손 대비 안전 장치를 마련해야 한다. 전시품이 모두 설치 완료 된 후 필요하다면 안전 설비 장치나 경비를 세운다.
④ 전시품 철수 시 관리
전시회 종료 1∼3일 전에 전시품을 파악 (반송, 판매, 기증, 폐기 등)하여 반출 계획을 관련자에게 통보한다. 전시품 철거작업은 설치작업의 역순으로 진행하며 재포장 또한 반입시의 상태와 동일하게 한다. 전시회 참가기업은 전시주최측이 정한 시간부터 포장작업을 실시하며 포장이 완료된 전시품을 운송회사에 인도한다.
코트라 글로벌바이어지원사무소 소장 조기창
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